Im Angebotsmanagement stehen alle Werkzeuge und Workflows zur Verfügung um ein Angebot zu erstellen, dieses dem (potentiellen) Kunde zuzustellen und daraus ein Auftrag zu generieren.
Angebote anzeigen #
Mit dem Aufruf des Angebotsmanagement werden die angelegten Angebote angezeigt.
Folgende Informationen stehen in der Übersicht zur Verfügung.
- Interessent
- Bezeichnung des Angebots
- Erstellungdatum
- Letzte Änderung des Eintrags
- Status
- Nächste Schritte
- Aktionsfeld
Entsprechend des Status werden unterschiedliche Icons angezeigt.
Die nachfolgende Abbildung illustriert den Systemworkflow von der Erstellung von Angeboten bis hin zur Auftragserstellung. Sämtliche Schritte können im OrgPacemaker durchgeführt werden.
Angebot erstellen #
Für die Erstellung eines Angebots kann das Plus-Icon verwendet werden. Mit klicken des Icons öffnet sich ein neues Fenster in welchem abgefragt wird, ob es sich um einen Neukunden oder Bestandskunden (bereits in der Kundenübersicht vorhanden) handelt.
Entsprechend der Wahl werden die Eingabefelder angezeigt. Bei einem Neukunden werden sämtliche Daten (Kundendaten) erhoben. Bei einem Bestandskunden wird auf die vorhandenen Kundeninformationen zurückgegriffen.
Sind sämtliche Daten und Positionen eingetragen, so kann das Angebot mit klick auf „Speichern“ erstellt werden.
Ein vollständiges Angebot kann wie folgt aussehen.
Angebot prüfen #
Bevor ein Angebot versandt werden kann (automatisch über OrgPacemaker) hat eine formale Prüfung des Angebots stattzufinden. Dieses wird durch das Prüf-Icon initiiert und durchgeführt werden.
Mit dem klick auf „Bestätigen“ wird das Angebot versandfertig gemacht.
Angebot versenden #
Nach erfolgreicher Prüfung kann das Angebot automatisiert an die im Angebot (oder Kundeneintrag) hinterlegte E-Mailadresse versandt werden. Hierzu ist das Mail-Icon zu klicken.
OrgPacemaker erstellt im Hintergrund eine PDF-Datei, hängt diese an die definierte Mail und schickt diese automatisiert an den Interessenten. Ist der Mailversandt erfolgreich gewesen, so erhält man eine Benachrichtig durch das System.
Rückmeldung eingeben #
Nach dem Versand des Angebots ändert sich der Status auf „Rückmeldung eingeben“. Entsprechend der Angebotsannahme oder Absage durch den potenziellen Kunden kann das Angebot abgeschlossen werden. Mit klick auf die Sprechblasen, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Rückmeldung.
Wird das Angebot abgelehnt so kann dies im nächsten Schritt archiviert werden.
Wird das Angebot angenommen, so wird das Angebot zu einem Auftrag überführt.
Angebot finalisieren #
Mit der Annahme des Angebots müssen noch zusätzliche Daten hinzufügt werden, um den zukünftigen Auftrag zu bearbeiten. Hierzu sind dem Auftrag einen dedizierten Bearbeiter und ggf. eine Checkliste hinzuzufügen.
Sind alle Daten eingetragen kann der Auftrag erstellt und ins Auftragsmanagement überführt werden.
Angebot archivieren #
Wurde das Angebot abgelehnt so kann dieses im Nachgang archiviert werden. Hierzu steht das Archivierungs-Icon zur Verfügung.
Angebot löschen #
Wird ein Angebot nicht mehr benötigt, so kann dieses Angebot durch das Mülleimer-Icon gelöscht werden.