Systemsteuerung

Im Reiter Systemsteuerung werden die übergreifenden Konfigurationen vorgenommen. Sämtliche Einstellungen sind im Abschnitt initiale Einrichtung beschrieben.

Masterdata – Unternehmensdaten anzeigen #

Im Bereich der Masterdata werden die Metadaten des eigenen Unternehmens erfasst. Hierzu zählen

  • Unternehmensname
  • Vorname – Ansprechpartner
  • Nachname – Ansprechpartner
  • Straße
  • Straßennummer
  • Stadt
  • Postleitzahl
  • Handelsregistereintrag (sofern vorhanden)
  • Umstatzsteuer-ID
  • Webseite
  • Unternehmensmail
  • Telefon
  • Mobile
  • Bankname
  • BIC
  • IBAN

HINWEIS: Die eingetragenen Masterdaten werden für die Generierung von Angeboten und Rechnungen verwendet. Hierbei sollte auf Vollständigkeit und Richtigkeit geachtet werden.

Konfigurierte Non-Personal-Mailboxes anzeigen  #

Im Bereich der Non-Personal-Mailboxes werden sämtliche eingerichtete Mail-Adressen angezeigt.

Neben der Anzeige der eingerichteten Mailboxes kann durch das Informations-Icon Einsicht in die vorgenommen Einstellungen genommen werden. Das Mail-Icon ermöglicht den Versand einer Probe-Email um die vorgenommenen Einstellungen zu erproben. Das Mülleimer-Icon ermöglicht das entfernen der Mail-Adresse.

HINWEIS: E-Mail-Konfigurationen ermöglichen nicht das ändern des Passworts der E-Mailadresse. Die Richtigkeit der Einstellungen muss zuvor sichergestellt werden.

Konfiguration der Mailtexte #

Im Mailtext Bereich können die Inhalte der E-Mails festgelegt werden. Dies ist nützlich, da man individuelle Texte verfassen und eigene, standardisierte Inhalte festlegen kann.

Mit dem Informations-Icon können die Inhalte der Mails bearbeitet werden. Das Mülleimer-Icon ermöglicht das entfernen des Mailtextes.

HINWEIS: Es sollte immer ein Mailtext konfiguriert sein, sollte man die Funktionen des Auftragsmanagement in vollem Umfang nutzen wollen.

Auftragsmanagement #

In der Registerkarte Auftragsmanagement können zusätzliche Einstellungen im Bereich Auftragsmanagement vorgenommen werden.

Rechnungstemplate hochladen #

Jedes Unternehmen besitz sein eigenes Rechnungsdesign. Um dieses auch mit dem OrgPacemaker weiter verwenden zu können, kann ein eigenes Rechnungstemplate hochgeladen werden. Dieses wird anschließend für die Erstellung von Rechnungen verwendet.

Für das hochladen eines eigenen Templates sind entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Diese werden in folgendem Beitrag beschrieben.

Um das eigene Template hochzuladen steht ein Drag and Drop Feld oder ein Hochladen Button zur Verfügung. Dieser wird durch das Klicken des Plus-Icons geöffnet.

HINWEIS: Die Datei muss im DOCX-Format vorliegen. Zusätzlich muss diese die Bezeichnung template.docx betragen.

Rechnungsnummer anpassen #

Da bereits erste Rechnungen geschrieben sein können, beginnt die Rechnungsnummer für gewöhnlich nicht bei der Nummer 1. In diesem Abschnitt kann die aktuelle Rechnungsnummer konfiguriert werden.

Durch klicken des Anpassen-Icons kann die aktuelle Rechnungsnummer eingegeben werden. Die Zählung der nachfolgenden Rechnungen erfolgt auf Basis dieser Einstellung.

Importmanagement #

In der Registerkarte Importmanagement können die eigenen, bereits vorhandenen Daten in OrgPacemaker übertragen werden. Dies ist dahingehend nützlich und sinnvoll wenn eine entsprechende Kundenkartei oder Ähnliches bereits vorhanden ist und nicht händisch übertragen werden soll.

Nutzung des Importmanagers #

Für die effiziente Nutzung der Import Funktion werden vorzugsweise CSV-Datei Formate verwendet. Mit dem klick auf Datei auswählen kann eine Datei aus dem Dateisystem hochgeladen werden.

Beim Upload wird die Datei auf Fehlerhafte Datensätze überprüfen. Sind in der Datei Fehler enthalten wird eine Fehlermeldung angezeigt. Meist ist der Grund für fehlerhafte Daten das Vorhandensein von unerwünschten Zeilenumbrüchen. Diese sind vom Anwender entsprechend zu bereinigen.

Nach wählen der Datei ist zusätzlich die Datenbanktabelle zu wählen in welche die Daten geladen werden sollen.

Ist der Upload erfolgreich durchgeführt worden, so wird die Headzeile der CSV Datei als auch die Datenfelder im OrgPacemaker tabellarisch, mit Checkboxen angezeigt.

Nun können die Datenfelder aus der CSV-Datei mit denen der Datenbank gemappt werden. Hierzu sind die gewünschte Checkbox aus der CSV-Datei mit der der Datenbank auszuwählen und mit dem „Mapping hinzufügen“ Button zu bestätigen. Dies sollte für alle Daten die in die Datenbank überführt werden sollen gemacht werden.

Sind alle Mappings durchgeführt werden diese im Bereich Mapping aufgeführt. Ist ein fehlerhaftes Mapping dabei, so kann dieses durch das Mülleimer-Icon entfernt werden.

Sind sämtliche Mappings korrekt können die Daten durch einen klick auf „Importieren“ in OrgPacemaker überführt werden. Ist der Import erfolgreich so wird eine entsprechend Nachricht angezeigt.

Unter den Icons sind die Anzahl identifizierter Datensätze (ohne Headzeile) aufgeführt.